Privacyverklaring LVO

Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uiterst zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van leerlingen, ouders, medewerkers en andere personen die betrokken zijn bij de werkzaamheden en/of dienstverlening van LVO. Deze privacyverklaring is bedoeld om op een heldere manier uit te leggen welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we deze verwerken, wanneer u zich bijvoorbeeld inschrijft bij een van onze scholen. Ook verduidelijken we waarom we deze gegevens verzamelen, aan wie de gegevens worden verstrekt en wie de gegevens mag verwerken. Zo bent u precies op de hoogte van onze werkwijze. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle werkzaamheden van Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO) en de scholen die bij LVO horen.

LVO respecteert de privacy van alle leerlingen, medewerkers en andere bezoekers van haar website(s) en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons geeft, vertrouwelijk wordt behandeld. LVO handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). LVO zal een datalek tijdig bij de Autoriteit Persoonsgegevens melden.

Wanneer u de persoonsgegevens wilt inzien, wijzingen of verwijderen, dan kunt u hiervoor contact met ons opnemen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging ervan kunt u contact op nemen met LVO. LVO is gevestigd op Mercator 1, 6135 KW Sittard.

 

Wat gebeurt er met persoonsgegevens?

Op school worden gegevens van personen (leerlingen, ouders en medewerkers) verwerkt en gebruikt, om op een goed manier en conform wettelijke bepalingen onderwijs te kunnen geven.
In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staan regels voor het verwerken van persoonsgegevens. Om persoonsgegevens te mogen verwerken, is er minimaal een grondslag vereist. LVO verwerkt persoonsgegevens op basis van diverse grondslagen die in de AVG zijn genoemd.

In deze privacyverklaring beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en waarom. Het gaat hierbij niet alleen om persoonsgegevens zoals naam, geboortedatum en contactgegevens, maar soms ook om bijzondere persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid van leerlingen en of medewerkers.

Het verwerken, correct bijhouden en bewaren van deze gegevens wordt gedaan vanuit de grondslagen en de hoofdactiviteiten en doelstellingen van LVO (doelbinding). De grondslagen en activiteiten op basis waarvan persoonsgegevens worden verwerkt zijn:

  1. Ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang.

    Om onderwijs te kunnen geven, is het noodzakelijk om persoonsgegeven van leerlingen, ouders en medewerkers te verwerken. Het gaat om:
    a. het geven van (passend) onderwijs, de begeleiding van leerlingen, ouders en medewerkers;
    b. het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
    c.het informeren van ouders en leerlingen over de vorderingen van de leerling en over de activiteiten op school;     
    d. het kwalitatief, effectief en efficiënt uitoefenen van de bedrijfsvoering van een school;     
    e. het berekenen, vastleggen, innen en uitbetalen voor uitgevoerde activiteiten.
  2. Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

    LVO is verplicht om een leerlingendossier bij te houden met onder andere gegevens over verzuim en afwezigheid i.v.m. leerplicht van leerlingen. Daarnaast is LVO als werkgever verplicht om een kopie van de legitimatiebewijzen van haar medewerkers op te slaan en te bewaren.
  3. Ter uitvoering van een overeenkomst.

    Hierbij gaat het om de arbeids-, onderwijs- of andere contractuele overeenkomst die met LVO wordt afgesloten. Het is dan noodzakelijk om bepaalde persoonsgegevens te verwerken om het bijvoorbeeld mogelijk te maken om onderwijs te leveren of werkzaam te zijn bij LVO.
  4. In het kader van het algemeen belang.

    LVO heeft ook een plicht om een veilige schoolomgeving te creëren, waarbij de veiligheid van zowel leerlingen als medewerkers zoveel mogelijk wordt bewaakt.
  5. In het kader van vitaal belang

    Het is mogelijk dat LVO bepaalde zorggegevens vastlegt om bij calamiteiten direct juist te kunnen handelen, zoals bijvoorbeeld bij ernstige allergieën.
  6. Toestemming.

    De persoon in kwestie of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens, bijvoorbeeld schoolfoto’s. Deze toestemming kun je op elk moment weer intrekken.

De principes die LVO hanteert bij verwerken van persoonsgegevens

Sinds 25 mei 2018 geldt de Europese privacywet: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet heeft een aantal principes benoemd waaraan elke organisatie zich moet houden als zij persoonsgegevens verwerken:

  • Transparant en zorgvuldig
    De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens maakt zich bekend. Hierbij geeft de verwerker inzicht in het doel van de gegevensverwerking; geeft aan met wie de data worden gedeeld en informeert betrokkene over zijn rechten.
  • Rechtmatig
    De verwerking van persoonsgegevens moet plaatsvinden conform wet- en regelgeving.
  • Doelbinding en verenigbaarheid
    Legt beperkingen op aan de verwerking van persoonsgegevens. Het verwerken kan alleen als deze past
    binnen het doel(en) waarvoor de gegevens werden verzameld.
  • Gegevensminimalisatie
    Niet ongelimiteerd verzamelen van persoonsgegevens terwijl slechts enkele gegevens nodig zijn om het doel te bereiken.
  • Juistheid
    Zorgen dat persoonsgegevens vanaf het moment van verzamelen correct en up-to-date) zijn en blijven.
  • Opslagbeperking
    Irrelevante of onnodige persoonsgegevens vernietigen (pseudonimiseren, anonimiseren,
    vernietigen) na het bereiken van de doeleinden.
  • Integriteit en vertrouwelijkheid
    Nemen van technische en organisatorische maatregelen dat beveiliging van de gegevensverwerking is gewaarborgd en dat zij onder meer is beschermd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

LVO verwerkt diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouder hebben gekregen bij de inschrijving van uw kind(eren) of van u als medewerker bij indiensttreding. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. De verstrekking van deze noodzakelijke gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij één van de scholen van LVO of als medewerker in dienst te treden bij LVO.

In een aantal gevallen zijn wij, verplicht om gegevens van een leerling te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband, belastingdienst en accountant.

LVO verstrekt geen gegevens aan derden zonder wettelijke reden(en) of zonder uw toestemming.

 

Persoonsgegevens

We verwerken persoonsgegevens van leerlingen en ouders/voogden, medewerkers (inclusief tijdelijk ingehuurde medewerkers) en sollicitanten, leveranciers, zakelijke relaties en websitebezoekers. Op basis van één of meerdere wettelijke grondslagen mag LVO deze persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

Denk daarbij aan contactgegevens zoals voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, straatnaam, postcode, woonplaats, telefoonnummer (mobiel en vast), e-mailadres en Burgerservicenummer (BSN), leerling-nummer en/of personeel-nummer, nationaliteit. Contactgegevens van ouders, verzorgers of voogd, gegevens over voortgang onderwijs, waaronder toetsen en examinering, trajectvoortgang, begeleiding leerlingen, aan- en afwezigheidsregistratie van zowel leerling als medewerkers, klas, leerjaar en opleiding, gegevens over de onderwijsorganisatie, zoals roosters, boekenlijsten, financiële gegevens (bijvoorbeeld ouderbijdrage), beeldmateriaal en gegevens over de begeleiders van de leerling.

Van medewerkers worden persoonsgegevens als diploma’s en certificaten, cv’s en sollicitatiebrieven en arbeidsovereenkomsten verwerkt.

Van zakelijke relaties en leveranciers worden (contracten met) persoonsgegevens verwerkt.

We verzamelen gegevens over het onlinegedrag van bezoekers van onze websites om de werking daarvan te verbeteren. Uw reacties op sociale media op- en over (de scholen van) LVO. We zijn actief op sociale media zoals Facebook, Twitter, Instagram en YouTube. We volgen berichten over LVO en haar scholen die voor iedereen toegankelijk zijn en we reageren als dat nodig is.

 

Bijzondere Persoonsgegevens

LVO en haar scholen zullen alleen bijzondere persoonsgegevens verwerken als deze strikt noodzakelijk zijn voor de school in het belang van een goede begeleiding van de leerling of medewerker.
Denk daarbij aan:

  • gezondheids- en medische gegevens, waaronder polisnummer zorgverzekering/schoolverzekering;
  • godsdienst of levensbeschouwing;
  • strafrechtelijke persoonsgegevens.

Gezondheidsgegevens van de leerling/medewerker worden door de school verwerkt als dit noodzakelijk is om te voldoen aan de ondersteuningsbehoefte van de leerling/medewerker of om de leerling passend onderwijs te kunnen bieden. Kortom, informatie die relevant is voor het functioneren van de leerling/medewerker op school. Denk hierbij aan gesprekken met schoolfunctionarissen en specifieke medische informatie (bijvoorbeeld dyslexie).

Medische gegevens worden door de school alleen verwerkt op eigen verzoek van de leerling en ouders of indien noodzakelijk voor het geven van passend onderwijs. Medische dossiers worden alleen gebruikt als de ouders daar toestemming voor geven. Het medisch dossier van een leerling wordt bewaard op een veilige afgesloten plaats/afgeschermde digitale omgeving.

 

Toegang tot de gegevens

Verstrekking aan derden/delen van gegevens met derden

Uw persoonsgegevens worden niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekt aan derden tenzij dit noodzakelijk is voor de eerdergenoemde doeleinden/grondslagen. Daarnaast kan LVO commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van persoonsgegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een lesroosterprogramma of een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht van LVO. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Wij zullen de gegevens van een persoon niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden dan de al eerdergenoemde doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van een persoon nooit verkopen of verhuren aan derde partijen

Toegang tot persoonsgegevens voor LVO-medewerkers

De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en alleen de medewerkers die daarvoor de rechten hebben, kunnen persoonsgegevens inzien of bewerken, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens van leerlingen en medewerkers te respecteren. Dit geldt ook voor medewerkers die tijdelijk worden ingehuurd. 

 

Hoe lang worden gegevens bewaard?

LVO zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen.

 

Gebruikmaken van uw rechten

Welke rechten hebben medewerkers, leerlingen en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar?

Medewerkers, leerlingen en/of ouders en andere personen waarvan gegevens worden vastgelegd hebben een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens welke in de wet zijn vastgelegd: de rechten van betrokkenen. Personen waarvan gegevens worden vastgelegd, kunnen op elk moment gebruik maken van onderstaande rechten:

  • U kunt altijd een verzoek indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
  • Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van LVO. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens delen en/of uitwisselen worden aangepast.
  • Als u ons verzoekt om gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
  • Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd contact opnemen met ons.

 

Contact met LVO

Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Hoe beschermen we persoonsgegevens?

LVO neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijzingen en onbevoegde toegang tegen te gaan. LVO hanteert een set van beveiligingsmaatregelen gebaseerd op ISO27001 en normen van SURF, Kennisnet en de VO-raad waardoor onze werkruimten, systemen en programma’s op een veilige manier zijn ingericht waardoor de kans op ongeautoriseerde toegang beperkt wordt. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:

  • Toegang tot persoonsgegevens op stichtinglvo.nl wordt afgeschermd daar waar mogelijk met sterke authenticatie;
  • LVO maakt gebruik van beveiligde verbindingen;
  • LVO gebruikt zoveel mogelijk de meest recente stabiele versie van een softwareprogramma’s;
  • Wij monitoren verkeer om vreemd gedrag en mogelijke inbreuk in onze beveiligde systemen vroegtijdig te kunnen detecteren.

Daarnaast publiceert LVO geen gegevens van u zonder hier eerst uitdrukkelijk toestemming voor te vragen.

 

Websites en cookies

Wij beschermen uw gegevens met alle mogelijke middelen, maar vanwege het publieke karakter van internet kunnen wij de veiligheid van de overdracht van informatie bij gebruik van (een van) onze websites, niet garanderen. Lees onze uitgebreide informatie over websites en cookies. 

Websites

LVO is in het bezit van de domeinnaam www.stichtinglvo.nl en domeinnamen van de websites behorende bij de afzonderlijke scholen die onderdeel zijn van LVO. Alle domeinnamen en daarbij behorende websites moeten voldoen aan deze privacyverklaring en het LVO-privacyreglement.


Verantwoording

Deze privacyverklaring is gepubliceerd op de website van LVO en een link naar deze verklaring is op alle websites van de LVO-scholen beschikbaar.

LVO is verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van personen en stelt dan ook de privacyverklaring vast. Deze privacyverklaring is daarmee van toepassing op alle scholen die onder LVO vallen. LVO is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites van derden.

De schooldirectie en het bestuur van LVO zorgen er in samenspraak met de functionaris voor gegevensbescherming (FG), voor dat zorgvuldig met de persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers wordt omgegaan en verantwoording afgelegd wordt over het gevoerde privacybeleid aan de betreffende medezeggenschapsorganen en aan de Raad van Toezicht.

LVO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Dit is de versie van november 2019.

 

Keuzeformulier persoonsgegevens Datalek melden